PERENCANAAN
SISTEM INFORMASI MANAJEMEN ANTAR DEPARTEMEN DALAM MEWUJUDKAN SISTEM ENTERPRISE
Tamsir HS
Institut Teknologi Harapan Bangsa, Indonesia
tamsir@ithb.ac.id
Institut Teknologi Harapan Bangsa, Indonesia
tamsir@ithb.ac.id
Abstrak
Dalam paper ini saya akan mencoba membahas perencanaan sistem informasi antar manajemen yang berkaitan dengan bagaimana informasi tersebut dimanfaatkan untuk mendukung bisnis proses perusahaan yang bersifat enterprise. Seringkali setiap departemen-departemen yang ada di perusahaan mempunyai platform sendiri-sendiri terhadap sistem informasi manajemennya, yang pada akhirnya informasi yang dihasilkan masing-masing departemen akan mengalami kesulitan apabila nantinya akan dipakai oleh majemen level tinggi untuk mengambil langkah-langkah stategis pada perusahaan. Untuk itulah perencanan yang matang harus dibuat sebaik mungkin. Akan tetapi pada kelanjutannya perencanaan tersebut setiap anggota/elemen didalam perusahan (semua area fungsional) diharapkan dapat berpartisipasi untuk mewujudkannya. Dengan adanya perencanan sistem informasi yang baik antar departemen, maka nantinya perusahan tersebut pada akhirnya akan mendapatkan keuntungan yang lebih baik yang menyangkut kelangsungan hidup perusahaan.Kata kunci—
Abstract— In this paper
i would try to study about inter- departmental information system planning that
is concern with how to use the information to supporting the business process
of company with enterprises characteristic. Ordinary, each of existing department
in company use their information system with their platform, it difficult for
top management to using the information form each department while they want to
create the strategic decision for company in the future. So, it is time to
create the information system planning for company in the better way. But, in
the advance, each of company members or elements must be give the participation
to gain the purpose. With the good planning of information system for
inter-departmental had done the company would get the relevance advantage for
the company life cycle.
Keywords—
I.
PENDAHULUAN
Sebelum kita
membahas sistem informasi manajemen antar departemen dalam mewujudkan sistem
enterprise, ada baiknya kita mencoba memahami sistem
informasi manejemen mulai dari yang personal (Personal MIS), workgroup
(Workgroup MIS), Enterprise (Enterprise MIS) dan pemanfaatannya, sehingga kita
mempunyai gambaran yang jelas mengenai sistem informasi yang ada antar
departemen serta pemanfaatannya dalam konteks sistem enterprisewide yang
peruntukannya adalah mendukung proses bisnis
perusahaan.
A. Personal MIS
Kategori umum
pertama dari personal MIS adalah untuk fasilitas komunikasi. Komunikasi
tersebut berkaitan dengan komunikasi diantara manusia dan juga berkaitan dengan
komunikasi diantara sistem komputer. Sistem informasi menambahkan nilai bagi
komunikasi individual dengan memfasilitasi persiapan, pengeditan, pencetakan
semua tipe dokumentasi dari memo sederhana sampai kepada slide presentasi,
report-report besar, katalog-katalog dan juga buku- buku. Dokumen-dokumen
tersebut dapat berisikan text sederhana, font, tipe ukuran, tabel-tabel, gambar
dan lain sebagainya. Personal MIS dapat juga dapat memfasilitasi analisa-analisa
sebagai contoh untuk analisa data-data finansial, analisa hasil survey dsb. Ini
berkaitan dengan aplikasi-aplikasi untuk melakukan perencanan, budget dan juga
forecasting. Personal MIS juga berkaitan dengan tracking dan monitoring sama
seperti melakukan maintenance fakta- fakta atau gambar-gambar tentang sesuatu
yang penting kepada bisnis profesional dan memproduksi laporan-laporan tentang
status atau perubahan status dari entitas. Ada dua tipe sistem tracking dan
monitoring yaitu aplikasi database dan aplikasi project manajemen. Adapun
komponen-komponen dari Personal MIS terbagai dalam beberapa komponen yaitu
Hardware (Komputer personal, workstation, karakteristik mikrokomputer,
spesifikasi, hardware input/output, storage), Program-program (Sistem program,
program aplikasi market horizontal/vertikal, program custom-developed), Data (
data pemrosesan file, data database), Orang (Client, User, operasi personal,
personal sistem development), Prosedure (Prosedur untuk operasi normal dan juga
untuk pemulihan kegagalan).
B. Workgroup MIS
Sebuah workgroup
adalah sebuah sistem yang terorganisasi yang terdiri dari dua atau lebih
individu yang berhubungan sehingga sistem mengerjakan beberapa fungsi dimana diantara anggota-anggota tersebut
mempunyai aturan-aturan standar diantara mereka dan sekumpulan norma-norma yang mengatur fungsi
dari group dan setiap anggota-anggotanya. Karakteristik dari workgroup MIS yang
membedakannya dengan Personal MIS adalah worksgroup tersebut harus mendukung sharing
terhadap data, informasi, pengetahuan dan
sumber-sumber lainnya yang tentunya dikontrol. Kata kontrol tersebut berkaitan
dengan keamanan/security untuk semua sumberdaya yang dikontrol (password, nomor
account, dsb).
Worksgroup MIS sendiri dapat digunakan
untuk komunikasi yang melibatkan E-mail, teleconferensi group, text sharing.
Untuk analisis seperti contohnya wokgroup spreadsheets, group decision support
systems. Untuk Tracking dan monitoring seperti workgroup database, worksgroup
project manajemen. Nilai tambah MIS untuk proses workgroup meliputi beberapa
level proses mulai dari Operasi (membuat draft outline, review dan komentar
pada draft outline, mengembangkan storyboard, dsb), Manajemen ( laporan dari
aplikasi database pada kinerja karyawan yang memperkaya kekuatan leadership
manajemen, email untuk menyebarkan informasi, alokasi sumberdaya, dsb), dll.
C. Interdepartemental MIS
Sistem yang interdepartemental memperluas adalah
perluasan dari Workgroup MIS untuk menyediakan dukungan yang terintegrasi untuk departemen lintas enterprise. Integrasi termasuk integrasi dari platform teknologi dan integrasi
yang mendasari bisnis proses. Didalam intedepartemenal ini sudah melibatkan
infrastruktur jaringan seperti LAN,WAN serta perangkat-perangkat lunak yang
banyak digunakan di jaringan. Alasan mengapa perusahaan
akhir-akhir ini mencoba menerapkan sistem terintegrasi (enterprisewide) adalah
karena ada tekanan-tekanan dari dari luar maupun dari dalam perusahanaan
sebagai contoh adalah tekanan market, kompetitor, pegawai
diperusahaan, shareholder, supplier dan masih banyak lagi. Nah yang menjadi
tantangan dari perusahan adalah bagaimana mereka menyikapi dan menghadapi tekanan-tekanan tersebut.salah satu cara adalah mencoba
merencanakan suatu sistem yang lebih baik yang dapat mengintegrasikan semua
komponen dalam perusahaan tersebut termasuk
didalamnya area-area fungsional untuk menyiapkan perusahaan agar
proses bisnisnya dapat berjalan dengan baik dan juga memenangkan pasar/market adalah
tujuan
yang sangat penting.
Kita dapat melihat
dan mengamati bahwa area fungsional yang biasanya disebut departemen tersebut
bisa terdiri dari beberapa bidang area dan semuanya menjadi satu kesatuan yang
mendukung proses bisnis perusahaan.
II. AREA FUNGSIONAL DALAM PERUSAHAAN
Didalam perusahaan banyak sekali departemen atau bisa
dikatakan bagian-bagian fungsional perusahan yang
dapat
meliputi : Sales dan marketing,
Finance, Manufaktur, Akunting, kepegawaian dll. Masing-masing area fungsional
ini mempunyai proses bisnisnya masing-masing. Seperti contoh : sales marketing
menangani penjualan serta juga menangani pemasaran produk. Manufaktur menangani
pengolahan bahan baku menjadi barang jadi, kepegawaian mengurusi orang-orang
yang berkerja di dalam perusahaan tersebut seperti : cuti, perekrutan karyawan,
promosi. Finance dan akunting mengelola keuangan dalam perusahaan, dll.
Masing-masing bagian fungsional tersebut memiliki data-data sendiri-sendiri dan
juga menghasilkan informasi didalam bagian fungsional tersebut.
III. SISTEM INFORMASI DALAM DEPARTEMEN Sistem informasi di setiap departemen mewakili proses
bisnis dari masing-masing departemen. Setiap
departemen
dalam perusahaan memerlukan data-data
dan juga menghasilkan informasinya sendiri-sendiri dengan beragam platform yang
ada (pulau-pulau informasi). Ini akan menyulitkan ketika akan digunakan oleh
orang-orang di level strategis dalam menentukan startegi dan kebijakan
perusahaan dimasa depan.
Kesulitan tersebut bisa meliputi :
1.
Kesulitan dalam mengumpulkan
informasi-informasi yang tersebar itu.
2.
Waktu pengumpulkannya.
3.
Mencari orang-orang bertanggung
jawab untuk menyediakannya.
4.
Meramunya dan menjadikannya dalam
suatu laporan yang terstandarisasi secara baik.
Itulah sebabnya
seluruh komponen didalam perusahaan seharusnya menerapkan perencanan sistem
informasi yang baik sehingga pada perusahaan mampu bersaing di era teknologi
informasi ini.
IV. PERENCANAAN
Sebelum merencanakan
sistem informasi enterprise yang baik, diperlukan pengetahuan yang jelas
tentang sistem informasi enterprise, dan juga bagaimana cara memandangnya dari setiap area fungsional
perusahaan tersebut. Dan hal lain yang penting adalah integrasi dari
fungsi-fungsi dan proses- proses bisnis yang nantinya mewujudkan sistem
enterprise itu sendiri.
Untuk itulah
perencanaan sistem informasi manajemen yang baik perlu dibuat agar tujuan
perencanan sistem informasi tersebut tercapai. Dan bukan hanya itu saja, bahwa
dengan sistem informasi yang enterprisewide semua informasi dapat diakses
dengan mudah dan cepat.
Pertanyaan yang
muncul ketika akan merencanakan sistem enterprise yaitu :
1.
Bagaimana melakukan perencanaan
yang baik untuk sistem informasi antar area fungsional (departemen) dalam
kaitan enterprise ?
2.
Bagaimana mengimplementasikan
sistem informasi yang berguna untuk setiap level manajemen dan juga berguna
untuk setiap area fungsional?
3.
Seberapa besar resiko yang
dihadapi dan seberapa besar keuntungan yang didapatkan?
4.
Siapa-siapa saja yang terlibat?
5.
Dapatkah change mangement bisa
diterapkan dengan baik?
6. Seperti
apa hasil yang diharapkan?
V. MENGEMBANGKAN SI STRATEGIS Pengembangan SI startegis dimaksudkan untuk berfikir
secara strategis dan merencanakan manajemen jangka panjang
yang efektif dan mengooptimalkan
pengaruh informasi dalam segala bentuknya: sistem informasi (SI) dan teknologi
informasi (TI) menggabungkan manual
dan sistem-sistem
komputer, teknologi komputer dan telekomunikasi.
Juga termasuk aspek organisasi manajemen dari SI/TI.
Tujuan umum menggunakan SI strategis
adalah:
1.
Menyelaraskan SI/TI dengan bisnis
untuk mengidentifikasi kontribusi SI/TI, dan menentukan prioritas investasi.
2.
memperoleh keuntungan yang
kompetitif dari kesempatan bisnis yang dibuat menggunakan SI/TI.
3.
Membangun sebuah cost-effective.
Infrastruktur teknologi untuk masa depan.
4.
Mengembangkan sumberdaya yang
tepat dan kempetensi untuk menyebarkan SI/TI secara sukses lintas organisasi.
VI. PENDEKATAN
Pendekatan-pendekatan
yang dapat digunakan dalam pengembangan sistem informasi terdiri dari 5 tahap,
mulai dari Business led, Method driven, Technological, Administrative, dan juga
organisasi. Busnines led diangkat oleh IT spesialist yang mendefinisikan sebuah
perencanaan investasi IS/TI berdasarkan strategi bisnis. Method driven adalah
penggunaan teknik untuk mengidentifikasi kebutuhan SI dengan mengalisa proses
bisnis. Seorang ahli teknik engineering berfilosofi berdasarkan top-down
analisys informasi yang dibutuhkan dan keterhubungannya. Dari teknologi,
perencanan SI/Ti terlihat sebagai latihan dalam pemodelan proses dan informasi.
Untuk administrative bertujuan untuk menetapkan model IT dan pengeluaran biaya
dan perencanaan sumberdaya untuk mencapai aplikasi yang dikaui, biasanya
berdasarkan keinginan dari user. Organisasi mengembangkan tema kunci untuk
investasi SI/TI diperoleh dari sebuah pandangan konsensus bisnis bagaimana
SI/TI dapat menolong keseluruhan bisnis, yang disetujui oleh team manajemen
senior.
VII. KENDALA
Namun dalam
perencanan terdapat kendala-kendala yang harus diperhatikan sebagai contoh :
mungkin saja ada pihak dari manajemen puncak kurang mengetahui dampak SI/TI
secara umum dan juga tidak mengerti bagaimana dampak keuntungan apabila
perencanaan SI/TI dilakukan. Perbedaan cara pandang dalam perencanan bisa juga
terjadi dikarenakan manajer dilevel puncak tidak memandang informasi sebagai
sumberdaya dalam bisnis yang bermanfaat jangka panjang.
VIII. MENILAI DAN MEMAHAMI SITUASI
SEKARANG
Langkah berikutnya
adalah mencoba memahami dan mengerti situasi yang ada di dalam organisasi
sekarang dan mencoba menginterpretasikan kebutuhan bisnis. Disini perusahaaan
harus mengalisa strategi bisnis, sasaran, faktor kunci sukses (CSF),
permasalahan dan proses yang kritis, kekuatan dan kelemahan, serta informasi
yang dibutuhkan dan fokus kepada investasi dalam sistem untuk memenuhi
kebutuhan. Kemudian mengevaluasi operasi SI/TI yang sekarang digunakan, sistem
yang ada, informasi yang ditetapkan, sumberdaya, organisasi, kemampuan dan
layanan,
untuk melakukan cover serta kontribusi
dan juga dimana improvisasi akan bermanfaat. Yang terakhir adalah menganalisa
lingkungan baik dari internal dan eksternal untuk mengidentifikasi inovasi
berbasiskan bisnis yang tergantung kepada aplikasi yang potensial dari SI/TI.
IX. DUKUNGAN
Perencanan dapat
berjalan dengan baik apabila mendapat dukungan dari semua level menajemen dalam
perusahan. Pembentukan steering commitee misalnya, komposisi team dan modus
operandi merupakan hal-hal yang sudah harus mendefinisikan, tidak lupa dukungan
yang terotomatisasi dan juga fasilitas fisik. Steering comittee bertugas
menyediakan arah strategis dan arahan akan kebutuhan bisnis dan memprioritaskan
kepada perencanaan team. Selain itu juga streering committee melakukan review
dan meng-approve rencana serta permasalahan manajemen resiko. Memimpin review
checkpoint dan mengotorisasi kelangsungan kerja pada rencana berikutnya serta meriview dan juga melakukan
kontribusi ke rencana startegis yang final sebelum ke team bisnis eksekutif.
Masing-masing team yang ada haruslah menunjukkan kontribusinya masing-masing.
X.
PENILAIAN
Kebutuhan informasi
haruslah sesuai dengan sasaran bisnis yang ada dengan melakukan penilaian
menggunakan teknik- teknik yang umum digunakan seperti Critical Success Factor
(CSF) dan juga Balaced Score Card (BSC). Critical Succses Factor dikembangkan
untuk menghubungkan antara data, informasi dan hasil bisnis. CSF ini menilai
area dari aktifitas bisnis berjalan dengan benar. BSC berdasarkan pada
pemikiran ukuran finansial hanya melaporkan hasil dari keputusan yang lalu dan
bahwa jika pengukuran kinerja harus mempunyai dampak yang nyata.
XI.
PENDEKATAN REDESIGN PROSES
Indentifikasi dan pemahaman terhadap proses-proses
bukanlah sesuatu yang mudah seperti kelihatannya.
Sebagai
contoh dalam delivery dari kebanyakan
produk dan layanan, perusahaan mengoperasikan sebuah proses yang kompleks.
Bagaimanapun, tantangan kunci adalah untuk identifikasi proses dan
mendefinisikannya pada level yang tepat. Bukti yang ada adalah beberapa
organisasi yang meredesign proses hanya memiliki kontribusi yang sedikit untuk suksesnya bisnis secara keseluruhan,
sekalipun proses yang diseleksi sukses di redesign. Business Proses
Reengineering bisa dipakai apabila organisasi akan melakukan redesign bisnis
prosesnya. Beberapa area yang menjadi perhatian untuk redesign adalah terlihat
dalam tabel sebagai berikut:
TABEL 1. AREA REDESIGN
( Sumber : J. Peppard dan
P.Rowland, The essence of business Proses Rengineering, Prentice
HallInternational, Hemel Hempstead, UK, 1995, p. 181)
Salah
satu pendekaan untuk identifikasi proses-proses adalah untuk menguji ekspektasi
dari stakeholder dan kemudian menentukan proses-proses yang dibutuhkan untuk
memenuhi ekspektasi ini. Gambar
berikut ini mengilustrasikan sebuah pandangan dari hubungan diantara strategi,
stakeholder, ekspektasi dan proses-proses.
XII. PEMODELAN ORGANISASI Pemodelan
organisasi merupakan sebuah teknik yang
terstruktur yang digunakan untuk memastikan menguji
secara
komprehensif dan dokumentasi dari
sebuah bisnis dan lingkungan SI/TI yang dimilikinya. Komponen dari model
organisasi dapat meliputi: lingkungan eksternal, koalisi dominan, susunan
organisasi formal, pegawai dan aset lainnya, struktur sosial, teknologi yang
digunakan, dan bisnis inti.
Gambar 1-1. Identifikasi proses
(Sumber: Ward dan Peppard, Strategic
planning for information system, third edition, wiley)
Proses selanjutnya
adalah mencoba mengidentifikasi mana- mana saja proses yang penting dan juga
melakukan penilaian kinerja.
XIII. EVALUASI
Penilaian dari
sistem informasi (SI/TI) yang ada sekarang mengindikasikan kemampuan dari SI/TI
yang ada sekarang dalam keterhubungannya kepada startegi bisnis yang sudah
dikenal. Akan tetapi selalu ada gap diantara sumberdaya dan kompetensi dan
kebutuhan untuk memuaskan permintaan SI masa mendatang. Berikut ini gap-gap
yang diidentifikasi yang memerlukan perubahan, yaitu:
1.
Proses-proses dalam kebutuhan akan
pengenalan, simplikasi, penyingkatan ataupun redesign, semua dengan kebutuhan
SI/TI yang signifikan.
2. Baru atau mengupgrade sumberdaya informasi.
3.
Perubahan dalam supply sumberdaya
IT dan kompetensi untuk mendukung aturan IS/TI yang akan dilakukan.
XIV. KESIMPULAN
Dengan dilakukannya
perencanan yang baik untuk sistem informasi antar departemen ini diharapkan dapat
mendukung proses bisnis perusahaan secara lebih luas lagi. Informasi yang diperlukan dapat dishare
antar departemen sehingga para pengambil keputusan dapat secara cepat mengambil
langkah- langkah strategis yang berkaitan dengan kelangsungan hidup perusahaan.
Perencanan sistem informasi yang baik sedikit banyaknya dapat membantu
perusahaan dalam hal kompetisi di era teknologi informasi. Tantangan yang ada
setelah perencanaan sistem informasi yang berbasiskan enterprisewide ini adalah
bagaimana membangun dan mengimplementasikan serta merawat sistem informasi
tersebut. Perawatan tersebut dimaksudkan agar sistem tersebut tetap mampu mendukung perusahan dalam menjalankan
proses bisnisnya.
REFERENSI
[1]
Ward and Peppard, Planning for Information Systems, third edition,
Wiley.
[2]
IBM, Business System Planning.
[3]
Steven Alter, Information System, The Foundation of
E-Business, Prentice Hall.
[4]
Laudon, laudon, Management Information Systems, seventh edition,
Prentice Hall.
[5]
Ward, Griffiths, Witmore, Stategic Planning For
Information Systems, Wiley.
0 Komentar